Management by exception-Software in der Logistik: Anforderungen und wesentliche Funktionen

Die Logistikbranche sorgt dafür, dass der internationale Handel reibungslos abläuft. Sie verbindet Hersteller und Lieferanten mit den Verbrauchern über globale Lieferketten. Dieser komplexe Mechanismus besteht aus vielen Teilen und Mechanismen, die miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt sein müssen, um Güter reibungslos von Anfang bis Ende zu transportieren. 

Doch Lieferketten können sich verlangsamen oder zum Stillstand kommen, wenn Ausnahmesituationen auftreten. Exekutive Situationen können beispielsweise eine mangelnde Verfügbarkeit von Rohstoffen, Transportverzögerungen, widrige Wetterbedingungen sowie Personal- und Beschaffungsprobleme sein. Um solche außergewöhnlichen Ereignisse bewältigen zu können, setzen sich Logistikunternehmer bei der Software für die Supply Chain Management-Systeme für Flexibilität ein. 

Aber wie können Sie Flexibilität in Ihrer Lieferkette erreichen und Ihr Unternehmen vor den verheerenden Folgen unerwarteter Ereignisse schützen? In diesem Beitrag erfahren Sie, was Management by Exception ist, wie Sie es mithilfe von Software umsetzen können und welche Vorteile Ihr Unternehmen durch die Entwicklung einer technischen Lösung erzielen kann.

Management by exception ist ein Verfahren zur Behebung von Situationen, die während eines typischen Arbeitsablaufs nicht in die üblichen Verarbeitungsläufe fallen. Diese Situationen können völlig unerwartet auftreten (ein Brand in einem Lager), recht vorhersehbar (saisonale Wetterereignisse) oder üblich (Fahranlagenausfälle während der Lieferung). Doch sie alle weichen dem Ideal ab und bereiten Logistikdienstleistern Kopfzerbrechen. Die Management by exception-Funktionalität soll Logistikunternehmen dabei helfen, solche abnormalen Situationen zu bewältigen, indem sie Supply-Chain-Prozesse automatisieren.

Durch die Entwicklung einer technischen Lösung für die Ausnahmemanagementfunktion kann Ihr Unternehmen die folgenden Vorteile erzielen:

Höhere Produktivität

Um Ausfälle zu beheben, bearbeiten Manager in der Regel jede einzelne Situation manuell. Darüber hinaus kann die Behebung eines Problems die Beteiligung vieler Mitarbeiter erfordern. Beispielweise müsste der Produktionsleiter, wenn es zu einer Lieferverzögerung bei den Rohstoffen kommt, den Lagerleiter oder den Transportunternehmenleiter anrufen, um die Ursache der Verzögerung zu ermitteln.

Die Problemlösung auf diese Weise ist zeitaufwändig und arbeitsintensiv, was die Effizienz der Lieferkette verlangsamt. Die Software für die Fehlerbehebung ermöglicht es Ihnen, die Entscheidungsfindung zu automatisieren und so die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs zu steigern.

Beispielsweise reduzierte Raytheon nach der Einführung neuer Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen mit Funktionen für die Ausnahmesituationen die manuelle Bearbeitung abnormaler Situationen und ermöglichte es den Managern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, wie zum Beispiel die Kommunikation mit Kunden. Diese Herangehensweise half dem Unternehmen Die Zahl der Sendungen jährlich um 10 Prozent erhöhen, Dies hatte positive Auswirkungen auf das Ergebnis des Unternehmens.  

Proaktive Lösungen

In der Regel verarbeitet die Software zur Ausnahmeverwaltung Daten in Echtzeit und kann Statistiken zu jeder Ausnahme erstellen. Mit diesen Daten können Sie identifizieren, wann Abweichungen am häufigsten auftreten, und das System so konfigurieren, dass es bei häufig auftretenden Szenarien die Manager mit vordefinierten Optionen benachrichtigt, um diese zu lösen.

Identifizierung von Engpässen in den Logistikprozessen

Mit Hilfe automatisierter Berichte kann die Ausnahmebehandlungsprogramm auch dabei helfen, zu identifizieren, warum Abweichungen am häufigsten auftreten. Stellen Sie sich vor, Sie stellen fest, dass Abweichungen am häufigsten auf Verzögerungen bei der Lieferung von Rohstoffen zurückzuführen sind. Auf der Grundlage dieser Daten können Sie Ihre Fristvorgaben für die Lieferung verschärfen, indem Sie Lieferzeiten verkürzen und Strafen für Nichterfüllung erhöhen. Auf diese Weise können Sie die Erfüllungsanforderungen verbessern, indem Sie die Verantwortlichkeiten der Partner erhöhen.

Nun, da Sie ein klares Verständnis dafür haben, was die Ausnahmeverwaltung in der Logistik ist und welche Vorteile sie bietet, lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Softwareanforderungen definieren und verstehen, welche Ereignisse Ihr System zur Ausnahmeverwaltung für Ihr Unternehmen abdecken sollte.

Vor einigen Jahren stand die Restaurantkette KFC aufgrund einer Lieferkettenstörung in Großbritannien und Irland vor einer Krise. Nachdem sie mit einem neuen Logistikpartner (DHL) zusammenarbeitete, konnte KFC keine frische Hühnerlieferung rechtzeitig erhalten. Die Lieferunterbrechung zwang KFC dazu, zwei Drittel seiner Restaurants in Großbritannien und Irland zu schließen. Die Lieferunterbrechung war auf eine Kollision von sieben Fahrzeugen auf einer Autobahn zurückzuführen. Die DHL-Lkw gerieten in den Staus, sobald sie das Lager verlassen hatten, was zu Verzögerungen führte, die zu einem Mangel an Hühnerfleisch in den KFC-Restaurants führten.

Später erkannte ein Team von Logistikexperten, dass KFC nur ein Lager für Hühnchen lagere. Dies und die fehlende Möglichkeit effektiver Algorithmen zu implementieren, um Versandausfälle zu umgehen, waren die fatalen Fehler von KFC. Bei der Entscheidung, ob eigene Software entwickelt oder off-the-shelf-Software verwendet werden soll, um außergewöhnliche Ereignisse zu verwalten, sollten zunächst die Ereignisse innerhalb der Supply Chain-Management-Plattform automatisiert werden. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, die Funktionsanforderungen Ihrer Software zu ermitteln und so mit außergewöhnlichen Ereignissen umgehen zu können.

Schritt #1. Beschreiben Sie Ihre ideale Betriebsabläufe

Der erste Schritt zur Definition der Anforderungen Ihres Systems besteht darin, aktuelle und ideale Workflows zu beschreiben. Dies ermöglicht es Ihnen, Lücken zu erkennen, in denen Fehler auftreten können, und dient als Grundlage für zukünftige Software zur Verwaltung von Ausnahmen.

Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie Ihre aktuellen Prozesse beschreiben und mithilfe eines einfachen Beispiels der Transportlogistik ideale Szenarien identifizieren können. Stellen Sie sich vor, der eigentliche Ladevorgang der Fracht sieht folgendermaßen aus. 

Fahrer: 

1. Abfahrtspunkt A (Depot)
2. Ladevorgang von Fracht aus Punkt B (Lagerhalle)
3. Fracht an den Punkt C (erstes Abfuhrpunkt) liefern
4. Zurück zum Punkt B (dem Lager) um die nächste Ladung abzuliefern
5. Den Ladung an den Punkt D (den zweiten Versandort) liefern

Durch die Analyse dieses Prozesses können Sie eventuelle Lücken in der Routenplanung erkennen und die Route optimieren.

Von Optimierung der Routenplanung, Wenn Sie das tun, werden Sie ein anderes ideales Szenario entwickeln. 

Fahrer:

1. Abfahrtspunkt A (Depot)
2. Ladevorgang von Fracht aus Punkt B (Lagerhalle)
3. Die Ladung an alle Punkte (C, D usw.) entlang der Route liefern
4. Zurück zum Punkt A (dem Depot)

Aufbauend auf diesem Beispiel können Sie alle Ihre aktuellen Prozesse dokumentieren, Logistikausnahmen analysieren und ideale Szenarien entwickeln.

Schritt #2. Definieren der möglichen Abweichungen

Da Sie Ihr Unternehmen besser kennen als jeder andere, können Sie bestimmen, wann und wo Ausnahmen auftreten können. Allerdings können Sie, indem Sie Ihre Prozesse auf eine neue Weise betrachten, Abweichungen erkennen, die zuvor nicht so offensichtlich waren. Um dies zu tun, empfehlen wir Ihnen, die Liste aller betrieblichen Prozesse, die Sie zuvor erstellt haben, zu überprüfen und die Stellen aufzulisten, an denen Störungen auftreten können.

Bei der Lieferung von Waren können folgende Abweichungen auftreten:

• Abwesenheit eines Administrators an den Versandstandorten
• Fahrzeugausfälle
• Gesundheitsprobleme der Fahrer, die an menschlichen Faktoren scheinen
• Unfälle oder starker Verkehr

Abweichungen hängen von dem Tätigkeitsbereich ab, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Notieren Sie alle Abweichungen auf und gehen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt #3. Beschreiben Sie etablierte Lösungen für Ausnahmen

Der nächste Schritt, den wir Ihnen empfehlen, ist, schriftlich festzuhalten, wie Sie derzeit mit abnormalen Ereignissen umgehen. Nehmen Sie beispielsweise die Lieferverzögerungen in Kauf, die durch starkes Verkehrsaufkommen verursacht werden. In der Regel ruft ein Fahrer einen Manager an oder schreibt ihm eine SMS, um ihn über die Verzögerung zu informieren. In einem solchen Fall kann der Manager dem Fahrer entweder mitteilen, dass er die geplante Route trotz der Verzögerungen fortsetzen soll, oder Versandstransfer und Umleitung von Lieferpunkten, um sie für die nächste Lieferung zu nutzen.

Schritt #4. Festlegen, welche Ausnahmen digitalisiert werden können

Nachdem Sie alle oben genannten Schritte durchgeführt haben, erhalten Sie eine Übersicht darüber, wie effektiv Sie mit Ausnahmen umgehen und welche Fälle automatisiert werden können. Bitte beachten Sie, dass Sie einige außergewöhnliche Situationen durch die Anbindung zusätzlicher Funktionen an Ihre bestehende Software bewältigen können. 

Stellen Sie sich vor, Ihr Lager erhält eine Anfrage, um Waren in Kühlfolie einzupacken. Aber der Manager entdeckt, dass es nicht genügend Mitarbeiter gibt, um diese Aufgabe zu erledigen. 

Um ein solches Problem in Zukunft zu vermeiden, können Sie Ihr bestehendes Warehouse Management System (WMS) durch die Integration eines Moduls für Mehrwertdienstleistungen verbessern. Mit der Mehrwertfunktionalität können Sie Sendungen für zusätzliche Dienstleistungen automatisch auswählen, platzieren und verfolgen sowie die entsprechenden Werkzeuge und Personal für deren Abwicklung bereitstellen. Wenn Sie Ihre Lagerprozesse verbessern möchten, lesen Sie unseren Artikel Artikel über die Konstruktion eines effektiven WMS.

Schritt #5. Festlegen der Funktionen zur Abwicklung von Ausnahmen

In dieser Phase müssen Sie festlegen, wie und mit welchen logistischen Mitteln Sie Abweichungen bewältigen möchten. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Sie die Zeit für die Übermittlung von Daten über Ausfälle verkürzen möchten, um andere Teilnehmer der Lieferkette rechtzeitig über diese zu informieren. In diesem Fall muss Ihre Management-by-exception-Software es Ihnen ermöglichen, Daten in Echtzeit zu übertragen. Oder vielleicht müssen Sie die Kommunikation zwischen Fahrern und Managern durch sofortige Benachrichtigungen und Echtzeit-Messaging verbessern.

Wir empfehlen Ihnen, jede Ausnahme zu analysieren und zu entscheiden, welche Tools Sie Ihrem Softwareprodukt hinzufügen müssen, um auf diese zu reagieren. Diese Anforderungen werden die Grundlage für Ihr System zur Verwaltung von Ausnahmen bilden.

Nachdem Sie alle diese Schritte durchlaufen haben, erhalten Sie eine Art Checkliste mit Anforderungen. Diese Liste kann Ihnen helfen zu entscheiden, ob fertige Lösungen Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen oder ob Sie eine maßgeschneiderte Software entwickeln müssen.

Ein Requirements-Dokument, das alle Funktionen nach ihrer Bedeutung auflistet, erleichtert die Entscheidungsfindung erheblich. Jedoch muss jedes System zur Ausnahmeverwaltung mehrere grundlegende Anforderungen erfüllen, die den Prozess der Behebung von Abweichungen vereinfachen.

Automatisierte Ausnahmebehandlung

Automatisierung bedeutet eine minimierte menschliche Beteiligung und die Fähigkeit des Systems, selbstständig zu entscheiden, wie es mit Ausnahmen umgehen soll. Hier kommt die Rolle der Algorithmen ins Spiel. Ein Algorithmus ist eine Reihe von gut definierten Aktionen, die ein Problem lösen. Das übliche Szenario, das man bei der manuellen Lösung von Ausnahmen verfolgt, kann in Algorithmen umgewandelt und von Ihrem System übernommen werden. 

Aber es gibt auch fertige Lösungen, die Ihren Anforderungen entsprechen könnten. Zum Beispiel nutzt das Technologieunternehmen Predata einen maschinellen Lernalgorithmus, um Kunden bei der Reaktion auf abnormale Situationen zu unterstützen, die mit geopolitischen und marktrelevanten Veränderungen verbunden sind (Anwendungsfälle im Bereich maschinellem Lernen). Das System erhält Daten automatisch von sozialen Netzwerken, Nachrichtenagenturen und anderen Quellen. Anschließend analysiert es diese Daten mithilfe eines maschinellen Lernalgorithmus und konfiguriert den Workflow automatisch unter Berücksichtigung aller Besonderheiten.

Die Erstellung von Algorithmen ist zeitaufwändig und kostspielig. Aus diesem Grund nutzen wir in der Regel vorgefertigte Lösungen, um die Budgets unserer Kunden zu sparen und eine schnellere Entwicklung zu ermöglichen. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass die Implementierung von Algorithmen in ein System auch ein komplexer Prozess ist, der die Beteiligung eines erfahrenen Entwicklungsteams erfordert.

Benachrichtigungssystem

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Software über ein gut funktionierendes Benachrichtigungssystem verfügt. Dies ist notwendig, damit Manager über auftretende Störungen informiert werden und sie rechtzeitig reagieren und effektiv lösen können. Um Manager rechtzeitig zu informieren, kann das System automatische Benachrichtigungen per SMS, E-Mail oder Push-Benachrichtigungen senden, die auf dem Status des Problems basieren. In einem unserer früheren Artikel haben wir darüber gesprochen, wie Sie dies umsetzen können. Push-Benachrichtigungen in Ihrer mobilen Anwendung.

Sie können sich auch ansehen, wie wir die Benachrichtigungen in einem Verkehrsmanagement-System (TMS). Dieses TMS verfügt über eine Benachrichtigungsfunktion zur Behebung von Lieferverzögerungen. Wenn beispielsweise ein Fahrer zu einer vereinbarten Zeit am Standort ankommt und feststellt, dass der Kunde nicht vor Ort ist, liegt es in dessen Verantwortung, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen. Mithilfe einer App kann der Fahrer eine Problematik aus einer Dropdown-Liste auswählen und automatisch eine Benachrichtigung an den Manager senden, der diese lösen muss.

Der TMS übernimmt die Anfrage automatisch und der Manager erhält eine Benachrichtigung, in der zwei Optionen angeboten werden: entweder auf die Kundenwartung warten oder den Lieferort überspringen. Durch die Analyse der Ausnahme und aller damit verbundenen Risiken kann der Manager die optimale Entscheidung treffen, um Schäden für das Unternehmen zu minimieren. Wenn der Manager die Entscheidung trifft, den Lieferort zu überspringen, erhält der Fahrer eine Benachrichtigung über diese Entscheidung und der TMS neu gestaltet die Route automatisch so, dass das Lager als Endpunkt verwendet wird.

Real-time Datenanalyse 

Der Hauptgrund für außergewöhnliche Ereignisse ist ein Mangel an Informationen. Ein System zur Ausnahmesituationenbewältigung sollte es Ihnen ermöglichen, alle Daten zentral zu verwalten und genaue und aktuelle Informationen über die Leistung von Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und Ausrüstung zu erhalten. Darüber hinaus muss das System es Ihnen ermöglichen, Daten in Echtzeit mit anderen Unternehmenssystemen in der Lieferkette zu analysieren und auszutauschen. Diese Systeme gewinnen durch die Nutzung fortschrittliche Funktionen und Intelligenz. Entwicklung von KI-Diensten, Dies ermöglicht präzisere Analysen und eine optimierte Automatisierung.

Um Echtzeitdatenaustausch und -analyse in Ihrer Software umsetzen zu können, muss Ihr TMS sicherstellen, dass die Daten von Ihren Kunden, Lieferanten, Transportunternehmen, Lagern, Finanzsystemen und benutzerdefinierten Portalen reibungslos erhoben werden. Für die Echtzeitdatenverarbeitung werden meist ein Crawler, ein Scheduler und eine Ereignisquelle verwendet. 

Mit einem Crawler können Sie die Software automatisch nach Informationen in allen Systemen in Ihrer Lieferkette suchen. Mit einem Scheduler können Sie die Zeiträume festlegen, in denen der Crawler Informationen von Systemen anfordert. Event-Sourcing ermöglicht es dem System, alle Änderungen in Ereignissen zu protokollieren. Mit diesen Tools können Sie große Datenströme automatisch analysieren und datengetriebene Entscheidungen treffen.

Die Analyse großer Datenmengen in Echtzeit erfordert die Übertragung der Daten auf einen Server, sobald Ihr System sie bereitgestellt hat. Sie können beispielsweise automatisierte Analysen für Berichte von Rohstofflieferanten oder einem mit Ihnen zusammenarbeitenden Transportunternehmen einrichten. Mithilfe eines Planers kann ein Crawler Daten zu festgelegten Zeiten von anderen Unternehmensmodulen (z. B. einem WMS oder TMS) abfragen und diese Daten in die Datenbank übernehmen.

Event-Sourcing aktualisiert Daten automatisch und bietet eine konsistente Übersicht über aktualisierte Ereignisse entlang der gesamten Lieferkette. Sie können mehr über den Austausch und die Verarbeitung von Daten in Echtzeit erfahren, indem Sie unsere Artikel.

Die Echtzeit-Datenüberwachung und -verarbeitung ermöglicht es Ihnen, Berichte zu analysieren, zu ermitteln, wo und warum Ausnahmen am häufigsten auftreten, und Ihren Entscheidungsalgorithmus zu ändern. Außerdem können Sie mithilfe von Berichten Ereignisse entdecken, die beseitigt werden können und somit nicht mehr als Ausnahmen gelten. Stellen Sie sich vor, Sie stellen fest, dass Lieferverzögerungen durch häufige Ausfälle der Ausrüstung bei der Ladung von Gütern verursacht werden. Sie können Ihre Ausrüstung erneut prüfen und ersetzen sie, falls sie defekt ist, durch neue Ausrüstung. Neue Ladeausrüstung kann Ihnen helfen, wiederkehrende Probleme zu reduzieren oder Ausnahmen zu beseitigen.

Abweichungen vorhersagen

So wie Software für die Ausnahmesituationen Ihnen hilft, auf Grundlage des jeweiligen Kontextes Entscheidungen zu treffen, um das Risiko von Störungen zu minimieren, muss sie auch in der Lage sein, potenzielle Probleme zu erkennen. Wenn Ihr Transportunternehmen beispielsweise in einem Gebiet mit erhöhtem Tornado- oder Sturmschutzgebiet tätig ist, müssen Sie eine Lösung in Betracht ziehen, die vor verheerenden Wetterbedingungen warnt.

In der Regel wird künstliche Intelligenz (KI) in Software eingesetzt, um solche Probleme zu lösen. In ihrer Analyse der Trends in der Lieferkette bezeichnete Gartner KI als eine Technologie, die sich ständig verändert und großes Potenzial in der Lieferkette besitzt.

Künstliche Intelligenz ist in der Lage, Dinge zu leisten, die Menschen einfach nicht können – oder zumindest nicht so effizient. Zum Beispiel kann KI Ihnen helfen, riesige Datenmengen zu sammeln und zu analysieren, die oft in extrem schneller Geschwindigkeit ändern. Außerdem kann sie handlungsrelevante Analysen bereitstellen, die Managern ein tieferes Verständnis für Situationen und die Möglichkeit geben, Entscheidungen mit geringerem Risiko für das Unternehmen zu treffen.

Riskpulse ist eine Plattform, die mit Ihrem TMS zur Ausnahmeschätzung, Datenanalyse und Versand von Warnmeldungen integrierbar ist. Mit Hilfe von KI-Algorithmen bewertet das Programm das Risiko von schlechtem Wetter in einer Skala von 1 bis 25 und aktualisiert die Daten ständig. Falls ein ungünstiges Wettererkennung, sendet das System eine Benachrichtigung an den Manager, der geeignete Maßnahmen ergreifen kann.

Nicht ordnungsgemäß behandelte Ausnahmen können weitreichende Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette haben. Um sie daher effektiv zu bewältigen, werden die Funktionen zusammengeführt und eine komplexe Lösung zur Verwaltung von Ausnahmen geschaffen.

Obwohl es auf dem Markt viele fertige Lösungen zur Abweichungsverwaltung gibt, können diese mit den unten beschriebenen Problemen behaftet sein. Langfristig ist die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung vorteilhafter. Hier ist der Grund dafür:

Die Standardfunktionalität kann möglicherweise nicht Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Die meisten Lösungen zur Verwaltung von Drittanbieter-Ausnahmen bieten standardmäßige Funktionen. Jedoch ist jede Organisation einzigartig, und es ist möglich, dass Standard-Funktionssets nicht alle Ihre Geschäftsanforderungen abdecken. Bei der Entwicklung eines maßgeschneiderten Produkts analysieren unsere Spezialisten zunächst Ihren bestehenden Workflow detailliert. Basierend auf den gewonnenen Daten entwickeln wir eine Lösung, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Inkonsequenz der Technologie-Stack. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine für Ihre Anforderungen geeignete Funktionspalette gefunden. Wenn Sie jedoch beschließen, diese in Ihre lizenzierte Software zu integrieren, stellen Sie fest, dass der Technologiestack nicht interoperabel ist. Bei der Entwicklung eines Management-by-Exception-Moduls von Grund auf untersucht unser Entwicklungsteam Ihr bestehendes System und identifiziert den am besten geeigneten Technologiestack.

Nutzungsbarriere. Um eine reibungslose Supply-Chain-Betriebstätigkeit zu gewährleisten, entscheiden sich Logistikunternehmer oft dafür, mehrere unterschiedliche Module und Funktionssets zu integrieren. Diese Herangehensweise kann jedoch zu einer schlechten Bedienbarkeit und einem hohen Risiko menschlicher Fehler führen. Um dies zu vermeiden, analysieren wir Ihre Software und entwickeln ein Ausnahmanagementsystem mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, um die Einführung schneller und einfacher zu gestalten.

Die Lieferkette ist ein komplexer Mechanismus, der zahlreichen Risiken ausgesetzt ist. Technologien und Software bleiben jedoch nicht stehen und können Ihnen dabei helfen, Abweichungen effektiv zu managen. Yalantis verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Entwicklung von Logistikplattformen und kann Ihnen dabei helfen, alle Prozesse Ihrer Lieferkette zu automatisieren. Wenn Sie dennoch Fragen haben, Schreiben Sie uns eine E-Mail Um Ihr Geschäftsproblem zu besprechen.