Wie man mit strengen Projektlimits umgeht und gleichzeitig eine hohe Produktqualität erreicht

Der Erfolg eines Projekts hängt von der Erfüllung der Erwartungen des Kunden ab. Ein gut etablierter Entwicklungsprozess erfordert mehr als nur die Durchführung von Managementbewertungen und die Überwindung von Einschränkungen. Sobald jedoch Experten alle Projektbeschränkungen identifiziert haben, ist es möglich, die Erwartungen des Kunden zu erfüllen.

In unserem Artikel stellen wir einen Ansatz vor, um strenge Projektbeschränkungen zu umgehen, indem Engpässe bereits in den frühen Projektphasen erkannt und eine bessere Software entwickelt wird.

Lassen Sie uns mit den Grundlagen der Constraint-Management-Techniken beginnen.

Projektbeschränkungen sind Einschränkungen, die die Verwaltung eines Projekts einschränken. Mit anderen Worten können Beschränkungen die Qualität, die Ausführung und das Gesamtergebnis des Projekts beeinträchtigen. Da Beschränkungen in der Regel miteinander verbunden sind, kann dies zu Beeinträchtigungen anderer Beschränkungen führen.

Beschränkungen entstehen, wenn Sie eine Reihe von Projektanforderungen, ein Fertigstellungstermin und andere Faktoren vorliegen, die die Möglichkeiten, wie Sie ein Projekt angehen können, einschränken. Sie können sich auch durch die verfügbare Technologie oder durch das Fehlen zugewiesener materieller Ressourcen und Fachkräfte beschränken.

Warum sollten Sie Projektbeschränkungen berücksichtigen?

Laut dem Project Management Institute (PMI) besagt die Dreifachbegrenzung, dass wir den Zeitplan reduzieren müssen, ohne den Umfang zu ändern. Wenn wir den Umfang erhöhen wollen, müssen wir den Budgetrahmen erhöhen oder den Zeitplan verlängern. Wenn Projektbeteiligte daher den Umfang des Projekts nach der Vereinbarung der Zeitplanung und der Finanzplanung erweitern, hat der Projektmanager möglicherweise weder die Zeit noch die Ressourcen, um den vereinbarten Qualitätsstandard zu gewährleisten.

Um eine hohe Projektleistung zu erzielen, müssen Sie jede Einschränkung einzeln handhaben und die anderen einschränken. Wenn Sie Ihre Einschränkungen nicht managen, kann dies zu einer niedrigen Projektqualität und einer niedrigen Kundenzufriedenheit führen.

Durch die Anwendung von Projektmanagement-Methoden, detaillierter Planung und effektiver Kommunikation kann das Entwicklungsteam die Effizienz und damit die Produktqualität erheblich verbessern.

Nun wollen wir die wichtigsten Management-Hürden klären, die wir in diesem Artikel besprechen.

Wenn wir von Einschränkungen in IT-Projekten sprechen, meinen wir den grundlegenden Dreieck der Einschränkungen: Zeitplan, Budget und Umfang.

Die wichtigste Voraussetzung für Projektmanager beim Aufbau des Entwicklungsprozesses besteht darin, eine Balance zwischen den Einschränkungen in diesem Dreieck zu finden.

Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie die Beschränkungen mithilfe einer detaillierten Übersicht über jede einzelne Beschränkung verwalten können.

Umfang

Der Projektumfang ist die Liste der Ergebnisse, die der Projektleiter den Projektbeteiligten garantiert. Der Umfang bezieht sich auf spezifische Ergebnisse, die die Projektbeteiligten vereinbaren. In den meisten Fällen gibt es keine Gütebegrenzungen für den Umfang: Einzelheiten sind festgelegt, und die Beteiligten erwarten, alle zu erhalten – nicht mehr, nicht weniger.

Die Experten von Yalantis definieren den Projektumfang zu Beginn des Entwicklungsprozesses. Im weiteren Verlauf des Projekts nutzen wir einen agilen Ansatz, um Missverständnisse innerhalb des Teams zu vermeiden und den gesamten Managementprozess flexibel zu gestalten. Der Umfang eines Projekts hängt von seiner Zeitplanung und seinem finanziellen Budget ab. Strenge Zeitpläne und kleine Budgets neigen dazu, den Umfang zu begrenzen.

Die Yalantis-Methode für den Umfangsbereichsmanagement besteht aus drei Schritten. Die ersten beiden sind die Erstellung eines Umfangsbereichsmanagementplans und eines Anforderungenmanagementplans. Der letzte Schritt ist Erstellung einer Work Breakdown Structure (WBS). Auf Basis der bereits gesammelten Projektanforderungen erstellen wir eine WBS – eine Zusammenfassung des gesamten Scope-Management-Plans –, um die Projektleistungen und Arbeit in kleinere Komponenten aufzuteilen, die einfacher zu verwalten sind.

Die Verwendung einer WBS bietet allen Projektbeteiligten folgende Vorteile:

• Erhöht die Effizienz der Projektumsetzung
• Optimiert die Projektplanung
• Erleichtert die Kommunikation
• Hilft dem Team, dem Kunden und den Stakeholdern, die Projektziele zu verstehen
• Hilft dabei, das Abrutschen von Werkstücken durch die Risse zu verhindern
• Gibt eine Grundlage für die Schätzung von Ressourcen, Kosten und Zeitplänen

Zeitplan

In einem Projekt gibt es immer mehrere Aufgaben, die jeweils einen spezifischen Zeitrahmen haben, den die Projektmanager strikt einhalten müssen. Die rechtzeitige Ausführung eines Projekts ist in der Regel ein entscheidender Indikator für seinen Erfolg, da jede Verzögerung in der Regel zu höheren Kosten führt. Der Projektmanager muss seine Erfahrung und präzise Schätzungen nutzen, um zu bewerten, wie lange das Projekt abgeschlossen werden wird. Dazu gehört auch die Vorhersage möglicher Verzögerungen, Rückschläge, Risiken und anderer unvorhergesehener Ereignisse.

Das Yalantis-Team verwaltet die Zeit mithilfe von Zeitplanausrichtung. Wir können Projekte bereits in den frühen Phasen präzise planen, bevor wir die vollständigen Projektdetails haben, da mehrere Faktoren eine präzise Planung erschweren. Hochrangig und Inhaltsrelevante Schätzungen. 

Beispielsweise verwenden wir ein Schätzungen des groben Größenmaßes (ROM) als grobe Schätzung. ROM schätzt die Anstrengung und Kosten, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Um dies zu berechnen, schätzen wir den Umfang dreimal.

Zunächst schätzen wir den Umfang nur auf der Ebene der Anforderungen, dann mit einer UX-Schätzung und schließlich mit einer UI-Schätzung. Für jede Schätzrunde legen wir außerdem eine gewissen Grad an Unsicherheit an – 50 Prozent für die SRS-Schätzung (Simple Random Sampling), 25 Prozent für die UX-Schätzung und 10 Prozent für die UI-Schätzung.

Mit Hilfe der ROM-Schätzung können wir schnell feststellen, ob wir den gesamten von dem Kunden gewünschten Umfang decken können. Der Hauptvorteil dieser Art von Schätzung besteht darin, dass wir bereits eine Woche nach der Entdeckungsphase mit den Erwartungen des Kunden arbeiten können. Die Information darüber, wie viel Arbeit wir in einem bestimmten Zeitrahmen leisten können, spart dem Kunden enorm viel Zeit.

Lassen Sie uns anfangen Crash Dies ist eine der detaillierten Schätzungen. Bei der Verwendung dieser Schätzung kommt es zu einer Kompromissierung zwischen Kosten und Zeitplan. Wenn sich der Umfang der Arbeit nicht verändert hat und das Projekt planmäßig nicht vorankommt, besteht eine weitere Möglichkeit, den Zeitplan zu verkürzen: zusätzliche Ressourcen werden für die restliche Arbeit am Projekt bereitgestellt.

Dies wird dem Team helfen, das Projekt schneller abzuschließen. Da diese zusätzlichen Ressourcen jedoch nicht Teil des ursprünglichen Plans waren, entstehen zusätzliche Kosten, wenn beim Einsatz von Crashs die Zeitplanung verkürzt wird.

Die Crash-Analyse und andere Schätzungen, die die Yalantis-Experten verwenden, um dem Team von vornherein zu ermöglichen, zu verstehen, ob wir die Vorgaben des Kunden erfüllen, sobald wir eine detaillierte Schätzung vorliegen haben, verwenden wir Zeitplankomprimierung — eine Technik zur Verkürzung eines bereits entwickelten Zeitplans. Das Ziel der Zeitplankomprimierung besteht darin, die Geschwindigkeit des Projekts zu erhöhen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

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Budget

Der Gesamtbudget des Projekts ist eine weitere wesentliche Einschränkung für den Projektmanager, da er Wege finden muss, das Projekt zu realisieren, ohne den zugewiesenen Budget für die Softwareentwicklung zu überschreiten. Die Kostenverwaltung ist eine fortlaufende Aufgabe während der Projektabwicklung, da der Projektmanager potenzielle Probleme identifizieren muss, die die Kosten für die rechtzeitige Projektabwicklung erhöhen könnten.

Der Projektbudget gibt an, wie viel Geld ein Team für ein bestimmtes Projekt ausgeben kann. Die wichtigste Kennzahl, die wir bei der Budgetplanung verwenden, ist Schlussbetrag (EAC). Wir verwenden EAC als Kostenermittlung für Projekte unmittelbar nach dem ersten Sprint und aktualisieren sie anschließend regelmäßig. Falls unvorhergesehene Risiken möglich sind, warnen wir den Kunden immer davor. Umkreisungsreorganisation Es ist ein weiterer hilfreicher Schritt, den wir unternommen haben, um den Gesamtkosten des Projekts bereits zu Beginn zu prognostizieren.

Bei Yalantis arbeiten unsere Projektmanager in Zusammenarbeit mit Business-Analysten, um diese drei Einschränkungen zu berücksichtigen und somit die besten Ergebnisse zu erzielen. So haben wir beispielsweise kürzlich Healthfully Projekt, Wir haben unserem Kunden eine leistungsstarke und kosteneffiziente Softwarelösung unter strikten Fristen bereitgestellt.

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Der nächste Schritt zur Feststellung der Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs besteht darin, die anderen Projektbeschränkungen zu ermitteln.

Es ist möglich, Projekterfolge zu erzielen, indem nur die Dreifachbedingungen berücksichtigt werden. Um jedoch effektive Projektmanagementstrategien umzusetzen, lohnt es sich, auch auf andere Projektbedingungen zu achten, nämlich: Qualität, Kundenzufriedenheit, Risiko, und Ressourcen.

Lassen Sie uns sie genauer betrachten.

Qualität 

Die Projektqualität ist ein Maß dafür, ob die Ergebnisse eines Projekts den ursprünglichen Erwartungen entsprechen. Gleichzeitig ist die Projektqualität auch eine Einschränkung, da es Faktoren wie fehlende Kommunikation, schlechte Design- oder Entwicklungsfähigkeiten oder zu viele Änderungen am Projekt gibt.

Wenn Zeitrahmen und Budget durch Einschränkungen behindert werden, liefert das Entwicklungsteam Ihres Projekts immer noch die erwarteten Ergebnisse für den Kunden, da das Team keine Prozesse kompromittieren darf, die direkt mit der Qualität zusammenhängen.

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Kundenzufriedenheit

Die Kundenzufriedenheit ist eine weitere Hürde, die man im Hinterkopf behalten sollte, da Projektmanager verstehen, dass es nicht ausreicht, alles pünktlich und im Budget zu erledigen, damit der Kunde zufrieden ist. Unsere Manager streben stets danach, dass ein Projekt das übergeordnete Geschäftsziel des Kunden erreicht. Daher desto mehr wir uns darauf konzentrieren, wie wir das erreichen können, desto besser wird das Produkt in der Lage sein, die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen.

Risiko

Kein Projekt ist frei von Risiken. Es ist daher entscheidend, diese während des gesamten Projekts zu berücksichtigen. Projektmanager verfügen über Werkzeuge und Techniken, die ihnen dabei helfen, die richtige Risikostrategie auszuwählen und die Auswirkungen von Risiken auf die Projektbeschränkungen zu bewerten. Auch die sogenannte Risikotoleranz sollte von den Projektmanagern überwacht werden. Fachleute von Yalantis bewerten Risiken, untersuchen die Wahrscheinlichkeit schwerwiegender Probleme und schätzen deren potenziellen Einfluss auf das Projekt, falls sie auftreten.

Ressourcen

Bei der Verwaltung von Ressourcenbeschränkungen berücksichtigt der Projektmanager auch die Verfügbarkeit von Ressourcen, sowohl materiellen als auch personellen. Obwohl diese Beschränkung mit dem Budget zusammenhängt, gibt es auch weitere Ressourcenbeschränkungen in Bezug auf Verfügbarkeit und Erschwinglichkeit.

Lassen Sie uns einen Blick darauf wer die Einhaltung bestimmter Beschränkungen überwacht und welche Rollen Sie im Rahmen der Beschränkungsverwaltung kennen sollten, werfen.

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Um die primären Grenzen des Projekts zu identifizieren und Ressourcen wie Zeit und Finanzbudget zu sparen, wurde die Ansatz von Yalantis Es beginnt mit der Schaffung einer Lösungsgruppe. Jede Lösungsgruppe besteht aus Teammitgliedern, darunter ein Business Analyst, ein Solution Architect und ein Delivery Manager. Sie sind dafür verantwortlich, die hochgradigen Anforderungen des Projekts so früh wie möglich zu ermitteln. Sie beachten außerdem alle Beschränkungen bei der Erstellung der Lösung.

Der Business Analyst stellt den Prozess der Zusammenarbeit mit den Anforderungen (die in dem Requirements Management Plan erfasst werden) ein, um zusätzliche Risiken und Terminverschiebung zu vermeiden. Er erstellt außerdem eine Vision für den Umfang in Form einer Storymap und klärt die Produktanforderungen, während der Delivery Manager dafür zuständig ist, die Projektanforderungen zu erfüllen.

Der Liefermanager muss seinerseits die Zuverlässigkeit jedes Teammitglieds im Entwicklungsprozess gewährleisten. Die Teammitglieder sollten eine klare Vorstellung von ihren Einschränkungen haben, über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten hinaus. Der Liefermanager organisiert außerdem das Entwicklungsteam und die Zusammenarbeit zwischen den Entwicklern und beschreibt die Aufgaben der Entwickler detailliert. Dadurch können wir Prozesse rationalisieren und effizient koordinieren, ohne die Zeit des Kunden zu verschwenden.

Bei Yalantis betrachten wir die Beschränkungen nicht nur als Teil des Projektmanagements, sondern als eine Reihe von einzelnen Maßnahmen im Entwicklungsprozess. Durch deren Umsetzung stellt Yalantis eine qualitativ hochwertige Projektleitung sicher und garantiert den Projekterfolg. Lassen Sie uns mehr über die von uns ergriffenen Maßnahmen erfahren.

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Das Fehlen der Möglichkeit, das Projekt innerhalb der festgelegten Grenzen zu realisieren, kann den Gesamterfolg des Projekts beeinträchtigen. Allerdings gibt es Schritte, die die Yalantis-Experten unternehmen, um die Auswirkungen dieser Einschränkungen auf das Projekt zu vermeiden oder zu minimieren. Hier sind einige davon: Best Practices:

Erstellen Sie eine Risikomanagementstrategie. Eine gut geplante Risikomanagementstrategie hilft dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und darauf vorzubereiten. Sie ermöglicht es Ihnen, Unsicherheiten und Herausforderungen gezielt anzugehen und Sie zu qualitätsvolleren Projektergebnissen zu führen. Mit einer solchen Strategie können Sie intern identifizierte Risiken proaktiv angehen. Darüber hinaus stärkt eine Risikomanagementstrategie Ihre Entscheidungsfindung, indem Sie Bedrohungen frühzeitig erkennen.

Entwickeln Sie eine Strategie in jeder Phase des Projekts. Ein ordnungsgemäßes Planen hilft Ihnen, typische Einschränkungen zu vermeiden. Das Projektumfang kann anhand einer Arbeitsaufteilung verstanden werden, in der jede Phase in Aufgaben unterteilt ist. Eine detaillierte Aufstellung und der Zeitplan der Aufgaben der Teammitglieder sind ebenfalls erforderlich. Auf diese Weise können wir die Dauer und die Kosten jeder Phase kontrollieren. Außerdem können wir die notwendigen Schritte unternehmen, falls etwas nicht wie geplant verläuft.

Verwende Ressourcen intelligent. Die Ausgewogenheit der Personalressourcen ist vor allem notwendig, um Stress und Burnout aufgrund überlasteter Ressourcen zu verhindern. Andererseits sollten Manager die menschlichen und nicht-menschlichen Ressourcen nutzen, um eine Unterverwendung der Talentbasis zu vermeiden, um die Produktivität nicht zu senken. Darüber hinaus kann eine ineffiziente Nutzung von Ressourcen zu Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen führen. Daher ist die optimale Beteiligung der Projektteilnehmer für die Rentabilität und Nachhaltigkeit des Unternehmens entscheidend.

Sorgen Sie für transparente Kommunikation. Transparente Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Bewältigung von Projektbeschränkungen. Mit Transparenz wissen alle Beteiligten die Projektprioritäten und -ziele. Prüfen wir die Transparenz-Vertrauensmatrix:

Am Anfang des Projekts befinden wir uns immer an Punkt A. Der neue Kunde kennt uns noch nicht, und daher haben wir noch keinen Vertrauensfonds. Unser Hauptziel ist es, die Transparenz des Projekts zu erhöhen und uns an Punkt C zu bringen.

Wir arbeiten so, dass der Kunde immer weiß, was die Gruppe tut und wann das Ergebnis erwartet werden kann. Hilfreiche Werkzeuge zur Steigerung der Transparenz sind:

• Erster Treffen. Zu Beginn des Projekts veranstalten wir ein Einführungsgespräch mit dem Kunden, bei dem wir nicht nur die Personen vorstellen, mit denen wir zusammenarbeiten werden, sondern auch die Methoden, mit denen das Projekt durchgeführt und dokumentiert wird.
• Kommunikationsplan. Wir erstellen gemeinsam mit dem Kunden einen Kommunikationsplan, in dem angegeben ist, wann und mit welchen Mitteln unsere Besprechungen stattfinden sollen.
• Wiederkehrende Besprechungen und Berichte. Wir besprechen mit dem Kunden, wie oft und in welcher Form wir ihnen Berichte über den Fortschritt des Teams zukommen lassen. Zu Beginn eines Projekts geben unsere Experten dem Kunden zu Beginn des Projekts einmal oder zweimal pro Woche zusätzlich kleine Updates über den Fortschritt.

Die Verwaltung von Beschränkungen umfasst viele Faktoren, und manchmal reicht es nicht aus, nur wenige Techniken anzuwenden, um Erfolg zu erzielen. Die Verwaltung aller vorhandenen Beschränkungen ist entscheidend, da die Effizienz und Produktivität der Entwicklung direkt von der Qualität der Beschränkungsverwaltung abhängen. Wenn Sie in Ihrem Projekt Beschränkungen verwalten müssen, Kontaktieren Sie uns.