Wie Gesundheitsdienstleister Zahlungsanreize reduzieren und schneller bezahlt werden, indem sie mit Automatisierung arbeiten

In den meisten Krankenhäusern, mit denen Yalantis zusammenarbeitet, Das Umsatzverlust kommt selten aus einer einzigen Hauptursache. Stattdessen ist dies das Ergebnis von Dutzenden kleiner Fehler in den Bereichen Aufnahme, klinische Abläufe und Abrechnung.

Ein fehlendes Eingabefeld beim Einloggen, ein zu spät eingereichter Autorisierungsantrag oder ein Anspruch, der verzögert wurde, weil zwei Systeme nicht synchronisiert wurden, wo sie hätte.

Natürlich mag jeder dieser Probleme für sich nicht so wichtig erscheinen. Aber wenn sie jede Woche bei Hunderten oder Tausenden von Ansprüchen auftreten, Die Gesamtwirkung ist groß.. Sie können feststellen, dass die Zahl der Ablehnungen zunimmt, die Zahl der Zahlungen verlangsamt sich oder leider sogar ganz verschwindet.

Wir haben dies in vielen Gesundheitssystemen beobachten können. Und die Wahrheit ist, dass die Lösung nicht ein glänzendes neues Dashboard oder ein weiteres Tool auf der Seite ist. Stattdessen, Es ist die Automatisierung, die in Ihrem aktuellen Prozess funktioniert., bevor diese Probleme Sie kosten.

Also, was Sie aus diesem Artikel lernen werden (basiert auf dem, was in echten Krankenhausabläufen funktioniert):

• Was eigentlich die meisten Ablehnungen verursacht, und wie man sie vermeidet
• Wo RPA eingesetzt werden kann, und wo es fehlschlägt
• Praktische Automatisierung gewinnt Sie können es schnell implementieren
• Schrittweise Wegbeschreibung Um die Automatisierung so zu gestalten, wie Ihre Teams bereits arbeiten

Lassen Sie uns über etwas sprechen, das laut Statistiken den Umsatz der Krankenhäuser schrittweise verdrängt: die Ablehnung von Krankheitserklärungen.

Sie erregen selten Aufmerksamkeit, doch ihre Auswirkung ist nachhaltig. In der gesamten Branche sinken die Ablehnungsraten häufig zwischen fünf und zehn Prozent, je nachdem, welche Mischung an Zahlern beteiligt ist und wie die Arbeitsabläufe strukturiert sind. Selbst am unteren Ende summieren sich die finanziellen Kosten schnell, insbesondere für Krankenhäuser, die jede Woche Tausende von Anträgen verarbeiten. Neben den direkten Ablehnungen ergeben sich hohe Ablehnungsraten auch in Form von Überstunden für das Personal, der ständigen Kommunikation mit den Versicherern und langsameren Cashflows, was die Finanz- und Operationsleiter veranlasst, nicht mit mehr Sicherheit voranzukommen.

Ein Teil dieser Bestätigungen lässt sich zurückfordern, doch die Rückforderung hat einen Preis. In der Tat kann die Überarbeitung einer einzelnen Forderung bis zu 100.000 Euro kosten. 20 bis 30 Minuten und Kosten bis zu 25 Dollar für Arbeitszeit. Andere werden vollständig abgeschrieben. Und in den meisten Fällen wird die Ursache nie identifiziert, was bedeutet, dass dieselben vermeidbaren Probleme weiterhin auftreten.

Also, wo beginnen eigentlich die Bestätigungsfehler? Die manuelle Bearbeitung ist in den meisten Workflows des Umsatzzyklus noch immer weit verbreitet, lange bevor ein Anspruch überhaupt beim Billing-Team ankommt. Häufige Auslöser sind:

1. Die Eignung wurde nicht überprüft oder wurde nicht aktualisiert.
2. Die Genehmigungen wurden nicht rechtzeitig erteilt (oder überhaupt nicht eingereicht).
3. Kodierungsfehler aufgrund fehlender oder unzureichender Dokumentation.
4. Erklärungen, die spät eingereicht wurden oder mit unvollständigen Informationen eingereicht wurden.

Dies sind keine zufälligen Fehler. Es handelt sich um betriebliche Probleme, die jeden Tag auftreten.

Darüber hinaus ist es leicht, Ablehnungen als isolierte Abrechnungsprobleme zu behandeln. Die meisten entstehen jedoch bereits vor dem Zeitpunkt, an dem der Antrag überhaupt bei der Abrechnungsabteilung eingeht.

Beispielsweise:

• Ein Mitarbeiter der Rezeption führt veraltete Versicherungsdaten ein.
• Eine vorherige Genehmigung verzögert sich, weil der Aufnahme- und den klinischen Arbeitsablauf nicht aufeinander abgestimmt sind.
• Ein Anbieter vergisst, eine Notiz zu finalisieren, wodurch die Dokumentation für die Kodierung unvollständig bleibt.

Sie sollten wissen, dass hinter jeder abgelehnten Reklamation normalerweise eine größere Geschichte steckt. Sie deutet häufig auf Engpässe, Datensilos, unverbundene Systeme und manuelle Umgehungen hin. Diese Probleme zeigen sich nicht immer in Dashboards, aber sie sind in den Daten Ihrer Reklamationen deutlich zu erkennen.

Deshalb ist es für CFOs und COOs von entscheidender Bedeutung, herauszufinden, warum dies geschieht und was dies über die Funktionsweise der Organisation aussagt.

Lassen Sie uns mit RPA beginnen.

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Software, die wiederholte, regelbasierte administrative Aufgaben automatisiert, die Menschen normalerweise auf Computern erledigen. In der Gesundheitsbranche wird RPA hauptsächlich in der Geschäftsbereich/Operations-Sparte eingesetzt (Nicht klinische Versorgung!). Man kann RPA als eine Art Der digitale Mitarbeiter, der in allen Systemen klicken, tippen, kopieren und einfügen kann.

Im Rahmen des Umsatzzyklus wird RPA oft eingesetzt, um:

Es kann die manuelle Belastung reduzieren und dabei helfen, grundlegende Dateneinzelheiten zu vermeiden. Aber seine Leistungsfähigkeit ist begrenzt, wenn es allein arbeitet.

Deshalb sollte die Automatisierung nicht nur die heutigen Probleme lösen, sondern auch die Grundlage für die Zukunft legen. Tatsächlich kann die Entwicklung von Automatisierung, die FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources) Mit diesen Standards stellen Sie Ihre Systeme für einen sicheren und nahtlosen Datenaustausch über alle Plattformen bereit. Dies ist besonders wichtig, da immer mehr Leistungsträger und Regulatoren erwarten, dass FHIR-basierte Datenübermittlung standardmäßig statt “optional” erfolgt. Diese Art von Interoperabilität wird schnell zum Standard für die Art und Weise, wie die Gesundheitsversorgung in Zukunft funktionieren wird.

Lassen Sie uns untersuchen, warum die meisten RPA-Implementierungen im Gesundheitswesen scheitern.

Es ist wichtig zu wissen, dass autonome Bots nicht fehlerhafte Workflows beheben. Tatsächlich führen sie bei der Verwendung isoliert oft zu einer noch höheren Komplexität.

Hier ist der Grund, warum sie oft versagen. Sie haben Schwierigkeiten mit Ausnahmen und kommunizieren nicht gut mit EHRs oder Clearinghäusern.

Dies ist insbesondere auf dem US-amerikanischen Gesundheitsmarkt relevant, wo Systeme wie Epic und Cerner an Bedeutung gewinnen. Die Automatisierung muss nicht nur technisch, sondern auch so integriert werden, dass sie den Abrechnungsregeln und Dokumentationsstandards des Krankenhaussystems entspricht. Andernfalls kann selbst ein gut automatisierter Workflow in der Praxis in der Klinik nicht den Anforderungen gerecht werden.

Also, zusammenfassend: Wenn Sie mehr Zeit in die Wartung von Bots investieren als in die Gewinnung von Nutzen daraus, haben Sie keine Automatisierung. Stattdessen haben Sie eine Ablenkung.

Hier sind die Arten der Verweigerung, bei denen die Automatisierung die größte Wirkung zeigt.

1. Fehler bei der Ermittlung der Anspruchsberechtigung und der Versicherungsprüfung

Lassen Sie uns mit den Überprüfungen der Anspruchsberechtigung beginnen. Wenn die Krankenversicherung eines Patienten während der Registrierung nicht korrekt verifiziert wird, wird der Anspruch wahrscheinlich abgelehnt. Dies passiert oft, weil das Personal nicht genügend Zeit hat, alle Details zu überprüfen, oder weil die Daten manuell aus den Portalen der Krankenkassen abgerufen werden.

Die Automatisierung übernimmt diese Aufgabe im Hintergrund. Sie überprüft sofort die Erforderlichkeit und weist alle Probleme an. Daher werden Anträge erst dann bearbeitet, wenn die Deckung bestätigt ist. Das bedeutet weniger Ablehnungen, weniger Anrufe und weniger Zeitverschwendung.

2. Verzögerungen bei der Vorautorisierung und unvollständige Anträge

Vorgeschriebene Genehmigungen sind ein weiteres häufiges Hindernis. Jede Krankenkasse hat eigene Regeln. Einige erfordern Genehmigungen, andere nicht. Wenn das Personal dies manuell nachverfolgen muss, ist es leicht, etwas zu übersehen. Anfragen können verspätet oder ohne die erforderlichen Dokumente eingereicht werden.

Mit der Automatisierung ist diese Überwachung bereits integriert. Es wird ermittelt, was erforderlich ist, die Details aus der EMR werden ergänzt und der Antrag wird rechtzeitig gesendet. Dies reduziert die Verzögerungen und verhindert die Ablehnung aufgrund fehlender vorheriger Autorisierungen.

3. Probleme mit der Kodierung und der Datenverarbeitung

Kodierungsfehler sind ebenfalls häufige Gründe für Ablehnungen. Schon ein falscher Code oder ein fehlendes Feld genügt, um einen Anspruch abzulehnen. Manchmal liegt das Problem in der Dokumentation. Manchmal handelt es sich einfach um eine manuelle Fehler.

Mit der Automatisierung werden diese Probleme bereits vor dem Abgeben des Antrags erkannt. Es wird überprüft, ob die Codes mit der Dokumentation übereinstimmen und ob sie den Zahlungsregeln entsprechen. Auf diese Weise lässt sich die Zahlungsrücklaufquote senken und das Team muss nicht mehr alle abgelehnten Anträge manuell bearbeiten.

4. Spätige oder falsche Einreichung von Ansprüchen

Dann kommt noch die Zeitlichkeit hinzu. Wenn eine Beschwerde spät eingereicht wird (oder fehlerhaft alte Daten einbezieht), wird sie oft abgelehnt. Und ehrlich gesagt: Manuelle Prozesse sind langsam. Sie hängen davon ab, dass jemand daran erinnert wird, genau zu dem richtigen Zeitpunkt auf “Absenden” zu klicken.

In diesem Fall kann die automatisierte Einreichung von Forderungen dazu beitragen, den Prozess fließend zu gestalten. Sie sammelt neue Daten ein und stellt Forderungen rechtzeitig aus. Dadurch werden Zahlungen schneller eingegangen und Rückbuchungen reduziert.

5. Mangelhafte oder ungenaue Patientendaten

Fehlerhafte Patientendaten sind ein weiteres Problem. Selbst kleine Fehler, wie ein falscher Geburtsdatum oder ein falsch geschriebenes Name, können dazu führen, dass eine Krankenkasse eine Forderung ablehnt. Außerdem synchronisieren sich die Daten in vielen Systemen nicht immer.

Die Automatisierung überprüft dies bereits im Vorfeld. Sie stellt sicher, dass die Patientendaten mit den Daten des Versicherers übereinstimmen, bevor ein Anspruch erstellt wird. Dadurch werden Ablehnungen verhindert und die Nachbearbeitung reduziert.

6. Unvollständige Dokumentation oder Mangel an Nachweis der medizinischen Notwendigkeit

Schließlich gibt es Dokumentationslücken. Manchmal war die Pflege notwendig, aber es gibt keine Beweismittel. Notizen fehlen. Dateien sind nicht angehängt. Der Träger der Kosten hat nicht das, was er braucht, um zu sagen „Ja“.

Automation sucht nach dem, was benötigt wird. Falls etwas fehlt, wird das Problem bereits vor dem Einreichen gemeldet. So können Sie Abweichungen vermeiden, Beschwerden reduzieren und schneller bezahlt werden.

Ein großartiges Beispiel hierfür ist das Remote Patient Monitoring (RPM). Obwohl es erhebliche Umsätze generieren kann, ist es auch anfällig für Ablehnungen, wenn die erforderlichen Beweise nicht vorgelegt werden. Zahlungsberechtigte, insbesondere in den USA, erwarten strenge Dokumentation, wie beispielsweise verifizierte Nutzung des Geräts über mehrere Tage und registrierte Beteiligung der Mitarbeiter, wie dies bei den CPT-Codes 99453 und 99454 zu beobachten ist.

Mit der Automatisierung können die IoT-Gerätedaten der Patienten direkt mit Ihrem Abrechnungssystem synchronisiert werden. Sobald ein Patient die erforderliche Nutzung erreicht (zum Beispiel 16 Tage an übermitteltem Daten), wird automatisch der korrekte Abrechnungscode ausgelöst und abgeschlossen. Dadurch wird ein bisher manuelles, riskanteres Verfahren in einen zuverlässigen, verweigern-resistenten Workflow verwandelt.

Wir haben uns gefragt, wo die Automatisierung die Ablehnungen reduzieren kann. Nun wollen wir einen Schritt zurückgehen und das größere Ganze betrachten: Was ändert sich tatsächlich, wenn die richtige Automatisierung vorhanden ist?

Hier ist ein Überblick darüber, was die Gesundheitsdienstleister normalerweise bei der Einführung von Automatisierung in ihre Umsatzabläufe beobachten:

1. Erklärungen werden schneller eingereicht – mit weniger Fehlern → Manuelle Verzögerungen und Nacharbeit fallen weg, da Daten automatisch zwischen den Systemen fließen.
2. Die Akzeptanzraten bei der ersten Durchsicht steigen → Validierungsschlüssel und Echtzeitprüfungen sorgen schon von Anfang an für sauberere Angaben.
3. Vermeidbare Bestätigungsverweigerungen nehmen ab → Probleme wie Ablaufdatum der Zulassung, fehlende Dokumente oder unzureichende Kodierung werden erkannt, bevor sie zur Ablehnung führen.
4. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Aufgaben mit geringem Wert → Teams müssen sich nicht mehr um Aktualisierungen des Status oder um das Kopieren von Daten zwischen den Bildschirmen kümmern.
5. Dokumentation verbessert sich natürlich → Verpflichtete Felder werden automatisch ausgefüllt, und fehlende Daten werden frühzeitig gekennzeichnet – so werden weniger Anträge zur Überprüfung zurückgestellt.
6. Der Cashflow wird vorhersagbarer → Durch weniger Zahlungsanliegen und schnelleren Zahlungen sind die Umsatzziele einfacher zu managen.

Automatisierung besteht darin, die unsichtbaren Probleme zu beheben, die Krankenhäusern jedes Jahr Millionen an Einnahmen kosten. Aber das Kennenlernen des richtigen Ansatzes ist oft schwieriger, als es aussieht.

Hier ist die Empfehlung von Yalantis zur Automatisierung im Revenue Cycle Management: Schritt für Schritt, basierend auf dem, was tatsächlich funktioniert.

Schritt 1. Beginnen Sie mit einer klaren Sicht auf Ihren aktuellen Prozess

Bevor Sie irgendetwas automatisieren, müssen Sie verstehen, was die Verlangsamung verursacht.

Verfolgen Sie Ihre Umsatzabläufe von Anfang bis Ende. Wo entstehen Verzögerungen? Welche Teams stehen still und wiederholen die gleichen Schritte manuell? Fragen Sie die Personen, die am Arbeitsplatz am dichtesten dran sind: die Billing-Spezialisten, die Anlaufmitarbeiter, die Revenue-Manager. Ihre Erkenntnisse offenbaren oft Probleme, die allein durch Berichte nicht aufgegriffen werden können.

Die Wahrheit ist, dass ein klarer Ausgangspunkt Ihnen helfen kann, festzustellen, wo die Automatisierung den Unterschied ausmacht.

Schritt 2. Compliance, Datenschutz und Sicherheit frühzeitig berücksichtigen

Sobald Sie Ihren Prozess gezeichnet haben, ist der nächste Schritt, ihn zu schützen.

Im Gesundheitswesen kann die Automatisierung nicht ohne starke Sicherheit voranschreiten. Obwohl “Compliance-ready” klingt, reicht das allein nicht aus. Was wirklich zählt, ist die Entwicklung von Systemen, die auch unter realen Audits bestehen können. Um dies zu erreichen, müssen Sie die Dinge so einrichten, dass sie tatsächlich sicher sind (nicht nur auf dem Papier!). Dazu gehören praktische Sicherheitsmaßnahmen wie die Verschlüsselung sensibler Daten, der Zugriff auf Basis von Benutzerrollen begrenzen und eine klare Aufzeichnung aller in dem System durchgeführten Aktionen.

Ob es sich um die HIPAA-Vorgaben, die SOC 2-Anforderungen oder interne Richtlinien handelt – Ihre Automatisierung sollte von Anfang an solide und auditgerecht sein.

Schritt 3. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, die die meisten Reibung verursachen

Jetzt, wo Sie wissen, wo die Bauteile kapazitieren und was geschützt werden muss, ist es an der Zeit, Prioritäten festzulegen.

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu lösen. Beginnen Sie mit den Problembereichen, die zu Ablehnungen, Verzögerungen oder Burnout bei der Belegschaft führen. Für die meisten Organisationen bedeutet das die Automatisierung von hochvolumigen, regelsgesteuerten Aufgaben, wie etwa Überprüfungen der Eignung, Verfolgung der Vorautorisierung oder Nachverfolgung von Dokumenten. In diesen Bereichen zeigt sich die Automatisierung bereits nach kurzer Zeit spürbare Erfolge.

Schritt 4. Entwickeln Sie Lösungen, die auf der Art und Weise basieren, wie Ihre Teams bereits arbeiten

Mit klaren Prioritäten folgt der nächste Schritt der Entwicklung der richtigen Lösung.

In der Praxis sind das die Bereiche, in denen handelsübliche Bots oft unter ihren Möglichkeiten kommen. Eine zu starre Automatisierung wird nie funktionieren. Stattdessen sollten Sie Design-Tools entwickeln, die genauso funktionieren wie Ihre Teams heute. Nur schneller und mit weniger Fehlern.

Yalantis empfiehlt die Verwendung einer flexiblen Kombination aus RPA, Workflow-Logik und Integrationen, die auf Ihren internen Prozessen ausgerichtet sind. Auf diese Weise passt die Automatisierung in Ihre Abläufe, ohne dass dabei große Änderungen erforderlich sind.

Schritt 5. Automatisierung mit den wichtigsten Systemen verbinden

Die besten Workflows funktionieren nur, wenn die Systeme miteinander kommunizieren. Deshalb ist die Integration von entscheidender Bedeutung. Ihre Automatisierung muss über EHRs, Abrechnungssoftware, Zahlungsportale und Clearinghäuser hinweg funktionieren, ohne Daten zu verlieren oder manuelle Prozesse zu erfordern.

Es geht nicht nur um Geschwindigkeit. Es geht darum, die Integrität Ihrer Umsatzdaten an jedem Touchpoint zu gewährleisten.

Schritt 6. Pilotieren mit den echten Workflows

Bevor Sie die Automatisierung in allen Abteilungen einführen, testen Sie sie dort, wo es am wichtigsten ist. Versuchen Sie sie in Ihren eigentlichen Umsatzabläufen auszuführen. Verwenden Sie reale Patientenvorgaben und reale Beitragsdaten. So können Sie die Lücken aufdecken, die Sie nicht vorhergesehen hatten. Vielleicht liegt es an einem fehlenden Code. Vielleicht funktioniert die Systemübergabe nicht. Oder es dauert einfach länger als erwartet.

Tests unter realen Bedingungen helfen, sicherzustellen, dass Ihre Automatisierung den Druck der realen Welt bewältigen kann.

Schritt 7. Skalieren mit Steuerung, nicht mit Geschwindigkeit

Sobald der Pilot funktioniert, muss man nicht eilig sein.

Die Einführung von Automatisierung in Ihrem Gesundheitssystem erfordert eine sorgfältige Planung. Beginnen Sie damit, jedem Arbeitsgang eine klare Verantwortlichkeit zuzuweisen. Legen Sie Richtlinien fest, wie Updates abgewickelt werden. Entwickeln Sie einen Supportplan, damit Ihr Team weiß, was zu tun ist, wenn etwas repariert werden muss.

Diese Grundlage sorgt dafür, dass Ihre Automatisierung auch weiterhin reibungslos funktioniert und bei ihrer Expansion echte Ergebnisse erzielt.

Was offensichtlich ist, ist, dass Krankenhäuser nicht einmal jährlich Geld verlieren. Sie verlieren es allmählich, Tag für Tag, da Verzögerungen, manuelle Fehler und nicht zusammenarbeitende Systeme ruhig Einnahmen abbauen und die Ablehnungen zu einer alltäglichen Realität machen.

Doch RPA kann dies sinnvoll ändern. Dennoch zeigt sich der wahre Wert, wenn die Automatisierung so konzipiert wird, dass sie auf die Art abgestimmt ist, wie Ihre Prozesse bereits funktionieren. Sie greift bereits vor Fehler eintreten ein. Sie sorgt dafür, dass die Arbeitsabläufe in der Aufnahme, der Abrechnung und in allen dazwischenliegenden Bereichen fließen.

So eine Art von Automatisierung bauen wir bei Yalantis.

Hier ist, was uns auszeichnet:

• End-to-end RPA-Beratung und -Implementierung
• Eigene Automatisierungslösungen, die an Ihre Arbeitsabläufe angepasst sind
• Sichere Technik, abgestimmt auf HIPAA, HITECH und NIST
• Geprüvter Erfahrungsschatz bei der Integration mit EHRs, Abrechnungssoftware und Clearinghäusern
• Skalierbare Workflow-Automatisierungsrahmen, zugeschnitten auf die Anforderungen der Gesundheitsbranche
• Langfristige Partnerschaft, keine einmalige Bot-Installation

Unsere Ingenieure, Architekten, Compliance-Experten und Integrationsleiter arbeiten Seite an Seite, um den Prozess von Anfang bis Ende reibungslos zu gestalten. Wenn Sie genau diese Art von Partner suchen, Lass uns reden.