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  • Aktualisierung der Dokumentation der Lösungslandschaft für einen Premium-Lebensmittelhersteller

Verbesserung des Dokumentationsrepositoriums für einen Premium-Lebensmittelhersteller

Erfahren Sie, wie wir unserem Kunden geholfen haben, die Sichtbarkeit der grundlegenden Infrastruktur zu verbessern, den Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu erleichtern und den unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu minimieren. Sie erfahren, wie die Schaffung eines zentralisierten IT-Wissensbestands (ITBoK) unseren Kunden bei der Change-Management-Prozesse und der geografischen Expansion helfen wird.

  • Branche

    Lebensmittel & Getränke

  • Land

    USA und Europa

  • Größe des Teams

    4 IT-Experten

  • Zeitraum der Zusammenarbeit

    Juli 2023 – September 2023

Wert Diese Lieferung erfolgte im Rahmen dieses Projekts

Während wir weiterhin mit unserem Kunden zusammenarbeiten und die Geschäftsmethodik weiterentwickeln, haben wir bereits Folgendes erreicht:

  • Eine gründliche Dokumentationsprüfung durchgeführt und ein Architektur-Repository auf Basis der TOGAF- und IIBA-Ansätze eingeführt

  • Erstellte ein zentralisiertes Architekturen-Repository, in dem wir alle wesentlichen Prozesse dokumentierten und die Grundlage für einen reibungslosen Wissensaustausch legten

  • Helfen bei der Rationalisierung der Onboarding- und Produktunterstützungsabläufe, indem der Arbeitsablauf dokumentiert und eine Person für das Change-Management ernannt wird

  • Ein Basisrahmen für den Aufbau eines Data-Warehouse und die Unterstützung der digitalen Transformation wurde geschaffen, indem eine verbesserte Abfrageverwaltung eingeführt, Daten in Cluster zusammengefasst und die Unternehmensinfrastruktur aktualisiert wurde.

Über den Auftraggeber

Unser Kunde ist ein etablierter Lebensmittelhersteller, der sich auf die Verarbeitung und den Vertrieb von Fleisch, die Entwicklung maßgeschneiderter Verpackungen sowie die Produktion von Lebensmitteln unter eigener Marke für bekannte Marken spezialisiert hat. Das Unternehmen ist hauptsächlich in den USA und Westeuropa tätig und exportiert seine Produkte weltweit.

Geschäft Kontext

Bevor sie mit Yalantis zusammenarbeiteten, verfügte der Kunde bereits über viele SaaS- und selbstverwaltete Systeme in seiner Infrastruktur, die nicht miteinander integriert waren. Dies führte zu mehreren großen Problemen:

  • Das Fehlen der Integration zwischen den Systemen führte zu Datensilos und erschwerte die Informationszugangbarkeit, kombiniert mit der fehlenden Beauftragung von Stakeholdern auf jeder organisatorischen Ebene.
  • Faktoren wie unvollständige Änderungsmanagementprozesse beeinflussten die Art und Weise, wie die Dokumentation gespeichert und aktualisiert wurde, was dazu führte, dass verschiedene Abteilungen ein völlig unterschiedliches Bild der internen Prozesse hatten.
  • Die dezentrale Datenspeicherung ermöglichte es unserem Kunden nicht, sein IT-Umfeld zu analysieren, was es schwierig machte, Schwachstellen, Ineffizienzen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
  • Die Unfähigkeit, die Zugriffssteuerung über verschiedene Systeme zu überwachen und zu verwalten, erhöhte das Risiko von unbefugten Zugängen und machte das System anfällig für Datendiebstähle.

Unser Kunde wünschte sich Expertenhilfe bei der Entwicklung eines zentralen Repositoriums, in dem alle Dokumente zu internen Prozessen, Fachwissen, betrieblichen Arbeitsabläufen und anderen wichtigen Informationen auf jeder Organisationsebene gespeichert werden sollen. Ihr Hauptziel war es, eine transparente Dokumentationshierarchie zu erstellen, die sich einfach ändern, erweitern und steuern lässt.

Lösung Übersicht

  • Unser Team hat mit dem Kunden zusammengearbeitet, um alle Daten in einem zentralisierten Datenbankspeicher zu konsolidieren und deren kontinuierliche Überwachung und Änderungsmanagement sicherzustellen. 

    Zitat von Andrii

    Unsere Vorgehensweise bei dieser Aufgabe umfasste die folgenden Schritte:

    • Die Basisarchitektur des Unternehmens dokumentieren und ein Netzwerkdiagramm erstellen, um die prioritären Segmente der Dokumentation zu ermitteln
    • Dokumentieren von Arbeitsabläufen für hochrangige Kundendaten, wie Inventurmetriken, Finanzabläufe und Daten für Auditoren
    • In Zusammenarbeit mit dem Technologie-Team des Kunden und durch Schulung dieser Person im Hinblick auf den aktualisierten Prozess der Dokumentation essentieller Daten, die Festlegung der Stakeholder für jeden Datenstrom und die Implementierung von Change Management
    • Erstellung der Dokumentstruktur und Hierarchie für ein Repository
    • Die Prüfung der aktualisierten Dokumentation, die Gewährleistung ihrer fortlaufenden Unterstützung und Überwachung sowie die Ernennung einer für die Genehmigung Verantwortlichen

  • Auditierung der bestehenden IT-Infrastruktur

    In der gesamten Entdeckungsphase führten unsere Data-Engineers eine gründliche Bewertung der bestehenden IT-Infrastruktur durch, was uns ermöglichte, Folgendes zu erreichen:

    • Identifizierung von Bereichen mit Potenzial für Verbesserungen: Wissenslücken, veraltete Dokumente und Prozesse sowie technologische Probleme
    • analysieren, wie die aktuelle IT-Infrastruktur die Geschäftseffizienz, Skalierbarkeit und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen beeinflussen kann
    • Die Roadmap zur Einrichtung eines zentralisierten Repositories und zur Sammlung aller wertvollen Dokumente innerhalb desselben darlegen

  • Die Beauftragung von Stakeholdern für die Dokumentationsverwaltung

    Nachdem unser Technologie-Team die Prüfung durchgeführt und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert hatte, schlossen unsere Business-Analysten Empfehlungen für die Ernennung von Stakeholdern auf der Seite des Kunden für jeden Dokumenten- und Datenstrom ab. Außerdem aktualisierten wir die Berechtigungen für sensible Unternehmensdaten basierend auf dem jeweiligen Verantwortungsbereich innerhalb der Organisation. Durch diese Schritte konnten wir Folgendes erreichen:

    • Verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Dokumente verloren oder verändert werden
    • Verringern Sie das Risiko von Ausbrüchen sensibler Informationen, indem Sie eine Genehmigungsverwaltung einführen.
    • die Dokumentationsqualität verbessern, indem jeder Asset von einem Experten überprüft wird und nur wertvolle Dokumente für die Wissensdatenbank erstellt werden
    • Vereinheitlichen Sie die Support- und Onboarding-Prozesse, indem Sie alle Prozesse dokumentieren und in einem bereitgestellten Repository speichern, das jederzeit verfügbar ist.
    • Nutzen Sie die Vorteile der rollenbasierten Zugriffssteuerung (RBAC), um verschiedene Berichte für Benutzer zu erstellen, die das Repository auf der Grundlage ihrer organisatorischen Ebene und ihrer Verantwortlichkeiten aufrufen.

  • Die Schaffung eines Lösungskonzepts innerhalb der Basisdatenarchitektur

    Parallel zu der Beratung bei der Auswahl der Stakeholder untersuchten wir die aktuelle Datenarchitektur des Kunden und integrierten sie in ein Lösungsframework, auch bekannt als Lösungs-Kontinuum. Dies wird unsere Kundenumstellung im Bereich der Datenarchitektur erleichtern. Hier ist, wie wir dies angegangen sind:

    • Alle von unserem Kunden verwendeten Dienste wurden in einen Service-Katalog aufgenommen, der dabei half, kritische und nicht-kritische Segmente der Basisdatenarchitektur zu identifizieren und den Umfang der Arbeiten zu beschreiben.
    • Benannte Stakeholder und Endbenutzer für jeden Dokumentationsstrang im System
    • Unsere Kundenliste mit Lösungen versehen, die ihnen helfen, den Übergang zu einem zentralisierten Repository zu ermöglichen

    Die Bereitstellung eines etablierten Lösungsportfolios wird dem Data-Team unserer Kunden helfen, die Dokumentation reibungslos zu verwalten und für jeden Datenstrom definierte Prozesse zu implementieren.

  • Dokumentieren der aktualisierten Architektur und Verwalten von Berechtigungen

    Nachdem wir die Datenworkflows und die Dokumentation optimiert hatten, beschrieben wir die aktualisierten Prozesse und lieferten dem Kunden eine verbesserte Berechtigungsverwaltung, wobei wir uns auf Folgendes konzentrierten:

    • Datenquellen
    • eine detaillierte Beschreibung des Datenabrufs
    • Wer berechtigt ist, Daten anzuzeigen, zu ändern und zu verwalten

    Durch die Implementierung und Aktualisierung der Berechtigungsverwaltung haben wir die Geschäftsarchitektur des Kunden an das Ziel ausgerichtet, das Integrated Information Infrastructure Reference Model (III-RM) zu folgen. Dies hat die operative Übersichtlichkeit auf allen Ebenen verbessert und unserem Kunden ermöglicht, sein IT-Landschaft an die Geschäftsziele anzupassen.

  • Den Wissensaustausch und die Initiierung der Personalentwicklung

    In dieser Phase führte unser Team Wissensaustausch mit den Wissensverantwortlichen auf der Seite des Kunden durch: dem CEO, dem CTO, dem BA und den Teamleitern. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden dokumentiert und in das Repository integriert, was es uns ermöglichte, eine umfassende Bibliothek bestehender Verfahren, Workflows und internen Prozesse zu erstellen und die verbleibenden Wissenslücken zu schließen.

    Darüber hinaus haben wir einen Onboarding-Workflow für aktuelle und neue Mitarbeiter eingerichtet, um sie dazu zu bewegen, neue Informationen zu teilen.

  • Ständige Unterstützung und Dokumentationsmanagement

    Wir haben einen Änderungsmanagement-Workflow definiert und dokumentiert, der auf alle Prozessstrukturen oder Geschäftslogik-Updates anwendbar ist. Alle Änderungen im Code werden im Git-Repository aufgezeichnet. Dadurch können wir die Versionsverwaltung des Systems steuern oder Code rückgängig machen, falls auf der Clientseite minderwertige Daten eingegeben wurden.

    Darüber hinaus haben wir Stakeholder definiert – Teamleiter, Business Analysten und CTOs –, die die aktuelle Formel für jeden Prozess unterstützen. Wenn sie beschließen, die Logik eines Prozesses zu ändern, werden wir benachrichtigt und die Data Management-Team wird eine Aufgabe mit der Aktualisierung der Dokumentation übertragen.

Stellen Sie Probleme bei der Skalierung Ihrer Datenarchitektur und gleichzeitig bei der Erstellung einer transparenten und sicheren Dokumentation?

Yalantis ist sehr geschickt darin, veraltete Datensysteme zu modernisieren und zentrale, skalierbare und transparente Datenarchitekturen zu entwickeln, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen können.

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